У меня удаленный сотрудник. Что об этом знать?

Кого можно брать на дистанционную работу

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». В целом это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя. Чаще всего такая работа предполагает интеллектуальный труд и использование интернета. Результаты такого труда работник тоже передает по сети.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

• дает отпуск;
• оплачивает больничный;
• доплачивает за переработку или работу в праздники;
• платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
• расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
• дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника все свое: оргтехника, платные программы и т. д. Например, для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника это все есть, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника все то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

А есть еще комбинированная дистанционная работа

В законе такого определения нет, но на практике к этому способу взаимодействия прибегают довольно часто. Из названия понятно, что этот вид работы сочетает работу в офисе и из дома.

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам

Узнать

Условие о комбинированной удаленке можно прописать в положении или другом локальном акте компании, в трудовом договоре или в соглашении к нему. При этом в трудовом договоре желательно указать режим работы и в офисе, и удаленно, иначе работник сам будет определять, сколько он будет работать дома, а работодателю это не всегда удобно. Еще в трудовом договоре должен быть либо график чередования работы дома и в офисе, либо условие о том, что такой график выпускается отдельным документом. А в остальном такая работа регулируется как офисная, когда работник находится в офисе компании, и как дистанционная, когда он работает из дома.

Без трудовой книжки, но с электронной подписью

Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:

• личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
• документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу.

Есть два основных отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.

Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть несколько способов для этого. Первый — через «Почту России» или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что все видел и со всем согласен.

Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь есть подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не совсем так.

По общему правилу электронный документооборот предполагает использование электронной подписи и работником, и работодателем. Без электронной подписи можно только в случае, если коллективный договор, локальный акт организации или допсоглашение к трудовому договору предусматривают обмен документами другим способом (тем же сканом подписанного документа, например). И наоборот, работодатель может указать в локальных актах компании, что компания работает по правилам электронного документооборота, и они распространяются и на удаленных сотрудников.

Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще.

В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.

Если сотрудник подписывается электронной подписью, бумажная версия договора все равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.

Мы советуем подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.

Дистанционный формат работы

В целом трудовой договор выглядит так же, как и для офисного работника. Условия о том, сколько ему работать, как получать задания и отчитываться, работодатель может указать в локальных нормативных актах компании, чтобы не дублировать их в договорах для каждого дистанционного сотрудника.

Читайте также:

Сертификаты, декларации, лицензии: что меняется в работе с ними в 2022 году

Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Мы расскажем об особенностях. Первое, что должно быть в договоре, — указание на удаленный формат работы. Это кажется очевидным, но бывает, что в трудовые договоры забывают включать слово «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:

Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.

Место работы или место заключения договора

По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает. При этом статья 57 ТК не требует уточнения места работы до конкретного адреса, поэтому некоторые юристы рекомендуют указывать только населенный пункт, т. к. место жительства может поменяться, и тогда придется менять и трудовой договор.

От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это местонахождение, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.

Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаем вместо формулировки «место работы» использовать «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.

Поводы для увольнения

Дистанционного сотрудника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного.

Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:

• график и продолжительность работы. Рекомендуем установить общую продолжительность рабочего времени, если в этом есть необходимость, — например, 40 часов в неделю для оператора чата техподдержки;
• в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме в течение часа, кроме перерыва на обед. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
• как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляет служебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
• как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;

Дополнительные основания расторжения договора с удаленным сотрудником

• дополнительные причины увольнения. Например, «если сотрудник не выполняет задания в срок и у него нет уважительной причины, работодатель вправе объявить выговор с последующим расторжением договора. Список уважительных причин — в приложении №1».
• оборудование и компенсация. В договоре пишете, что понадобится сотруднику для работы, он покупает нужные вещи сам или за счет работодателя. Пример формулировки: «Работник использует собственную оргтехнику для работы. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование оргтехники в размере 1000 руб. в месяц. Срок — до 10-го числа каждого месяца».

Читайте также:

Работать с самозанятыми

Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать все это как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.

Согласие сотрудника

Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника, но в любом случае вторая сторона должна дать свое согласие, и затем должен быть заключен новый трудовой договор с условием о дистанционной работе.

Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен. Если же сотрудник не согласен, то перевести его на удаленку не получится.

Пример уведомления о переводе на дистанционную работу.

Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:

• согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
• отказать и уволить Марию.

Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.

Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт статьи 77 Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.

Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.

Пример заявления о переводе на дистанционную работу.

Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.

А есть еще надомники — это другое

В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.

Важно понимать разницу между ними. Работа надомника предполагает ручной труд, а дистанционный сотрудник трудится, используя свои интеллектуальные ресурсы.

Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:

У надомного работника место работы определяется домашним адресом, у дистанционного — вне местонахождения работодателя. К надомнику работодатель может прийти домой с инспекцией, проверить рабочее место, к дистанционному — нет. У дистанционного работника есть дополнительные основания прекращения трудового договора, а у надомника их нет. Есть еще некоторые различия в организации работы. Поэтому если работодатель неверно указал характер работы, то нужно внести исправления в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения.

По-настоящему бесплатный тариф для бизнеса!

Бесплатная бухгалтерия, перевод до 250 тыс. руб. на личную карту без комиссии и бесплатные платежки контрагентам

Узнать