Как ничего не пропустить
Подпишитесь в соцсетях
Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах. Шутим, но не слишком смешно.
Получайте статьи почтой
Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.
У меня удаленный сотрудник. Что об этом знать?
Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.
Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз, уж простите.
Кого можно брать на дистанционную работу
Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса
В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». Это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя.
Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает всё то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.
В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.
Условия работы — как для офисных сотрудников
Кадровые статьи «Дела»:
сотрудник уходит в отпуск без заявления
уезжает в командировку
работает в праздники
и выходные
По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают, как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:
Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника всё то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.
Без трудовой книжки, но с электронной подписью
Документы для трудового договора
Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:
Шаблон приказа с Консультанта-плюс
Как принимать и передавать документы
Есть два отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.
Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть два способа для этого. Первый — через Почту России или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что всё видел и со всем согласен.
Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь, как всегда, подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не так.
Как получить электронную подпись
Чтобы принять на работу дистанционного сотрудника, он и работодатель должны подписать трудовой договор, а сотрудник — показать, что видел документы об условиях работы. Например, должностную инструкцию и положение о коммерческой тайне. Для этого понадобится электронная подпись сотрудника.
Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще. Получение электронной подписи может занять неделю и три тысячи рублей.
В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.
Если сотрудник подписывается эл. подписью, бумажная версия договора всё равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.
Мой совет — подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.
Дистанционный формат работы
В трудовом договоре работодатель и сотрудник договариваются обо всем: сколько сотрудник работает, как получает задания и отчитывается, какое оборудование будет использовать.
Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Я расскажу об особенностях. Первое, что должно быть в договоре — формат работы. Это кажется очевидным, но я видела трудовые договоры, где не было слова «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:
Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 ноября 2018 года.
Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.
Место работы или место заключения договора
Требования к трудовому договору
По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает.
Отпуск удаленного сотрудника:
письмо Минфина
статья 312.1 Трудового кодекса
От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это место нахождения, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.
Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:
28 дней — обязательный отпуск,
24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.
Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаю писать не «место работы», а «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.
Поводы для увольнения
Дистанционного сотрудника можно уволить точно также, как офисного, если он нарушает условия работы.
Можно ли уволить сотрудника за прогул?
Секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них прогуляла. Трудовой кодекс называет это «неисполнением трудовых обязанностей». За нарушение компания вправе уволить по статье, это 81-я статья, шестой пункт, подпункт «А».
На практике за один прогул уволить не получится, но за несколько прогулов — да.
Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:
Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать всё это, как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.
Согласие сотрудника
Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника.
Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен.
Работа, которую обязан предложить работодатель — 74-я статья Трудового кодекса
Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:
Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.
Можно уволить, если сотрудник отказывается от новой работы — Трудовой кодекс
Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт 77-й статьи Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.
Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.
Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.
А есть еще надомники — это другое
Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса
В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.
В Трудовом кодексе нет подробного описания, чем надомники отличаются от дистанционных сотрудников. Единственный критерий, который можно применить на практике, — насколько много ручного труда в работе сотрудника. Если много, это надомник.
Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому формально это дистанционная работа.
Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.
Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:
Работодатель сам выбирает, как оформить сотрудника. Если он вдруг ошибется и оформит надомника как дистанционного сотрудника, большой ошибки не будет. Никаких штрафов за это нет.
Это не первая кадровая статья в «Деле». Вот что мы еще написали:
Коммерческая тайна работодателя: как сделать так, чтобы сотрудники не передавали секреты конкурентам?
Исключительные права работодателя: если штатный дизайнер сделал макет, у кого права на этот макет?
Материальная ответственность сотрудника: компания получает штраф от налоговой, его можно взыскать с бухгалтера?
Ошибки в трудовом договоре с продавцом
Как оформить командировку
Работа с несовершеннолетними сотрудниками
Спецоценка труда в 2018
Как оформить курьера: трудовой договор или договор услуг
Сотрудник после увольнения уходит к конкуренту
Сотрудник уходит в отпуск без заявления
Уезжает в командировку
Работает в праздники и выходные
Короче
Что нужно для оформления дистанционного сотрудника
предоставить ему такие же условия, как для офисного сотрудника
сделать для сотрудника электронную подпись
получить согласие сотрудника, если переводите его на дистанционную работу
На что обратить внимание в трудовом договоре
фраза о дистанционной работе
место заключения договора или место работы сотрудника
поводы для увольнения
321.1
статья Трудового кодекса о дистанционной работе
Сейчас читают:
Работа с несовершеннолетними сотрудниками
Коммерческая тайна работодателя
Договор передачи прав
Работа с несовершеннолетними сотрудниками
На самом деле, мы не знаем точно, что сейчас читают. Это приемчик такой. Донт аск.