На сайт банка

Электронные трудовые книжки — это народное название «сведений о трудовой деятельности». Если раньше эти сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, теперь их отправляют в Пенсионный фонд, который следит, чтобы ничего не потерялось. Отправлять информацию должны все компании, а вот работники могут выбирать: оставить бумажную книжку или перейти на электронную.

Эксперты —
Эксперт — Марина Назарова, директор группы компаний «Уральский бухгалтер». Записалa Наталья Болдырева.

Как выглядит электронная трудовая книжка

Об электронных трудовых книжках — статья 66.1 Трудового кодекса

Электронная трудовая книжка — это та же книжка, только хранится не в сейфе кадровика, а на сервере Пенсионного фонда. Внешне она не выглядит книжкой, это просто файл с информацией, но содержание почти не изменилось: когда приняли на работу, когда уволили, какое проходил обучение, работал ли по совместительству.

В электронной книжке будут сведения за период после 31 декабря 2019 года.

Электронную книжку невозможно потерять, и в любой момент ее можно просмотреть через сайт Пенсионного фонда и портал Госуслуг. А еще с такой книжкой работодателям легче жить: не нужно покупать, оформлять и хранить бумажные книжки. Из минусов: прибавится забот со сдачей электронной отчетности.

Кто должен работать с электронными книжками

С электронными книжками должны работать все. У работодателя нет выбора, вести или нет: даже если у всех работников бумажные книжки, всё равно нужно отправлять сведения в Пенсионный фонд. А вот у работников выбор есть: можно оставить бумажную или перейти на электронную.

Образец уведомления — на сайте Роструда

До 30 июня 2020 года работодатель выдает каждому работнику уведомление о введении электронных трудовых книжек и необходимости сделать выбор. Уведомление печатают и подписывают в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у работодателя. На экземпляре работодателя нужно поставить дату ознакомления.

До 31 декабря 2020 года работник пишет ответочку — заявление, какую трудовую книжку он выбирает. Заявление пишут в свободной форме, но, если работник растерялся, можно предложить ему образец, например вот такой:

Это заявление поможет работнику перейти на электронную трудовую книжку

Если до конца года работник заявление не напишет, за ним автоматически останется бумажная книжка. Вот несколько сценариев развития, если сотрудник выберет электронную или бумажную трудовую:

Выбрал электронную

Вернуться к бумажной нельзя

Работодатель выдает бумажную трудовую под роспись на руки, работник хранит ее дома

Выбрал бумажную

Можно в любой момент перейти на электронную

Работодатель хранит и ведет бумажную трудовую, как раньше

Иногда бывает так, что человек протянул до последнего, а потом заболел или ушел в отпуск. Если на 31 декабря получится такая ситуация, написать заявление сотрудник сможет, когда выйдет на работу.

Отдельная история с людьми, которые впервые в жизни идут на работу. Если это произойдет в 2021 году, выбора у них не будет: только электронная трудовая книжка.

Рассказывает Екатерина, читательница Дела

Недавно наша организация переходила на электронные трудовые книжки. Нам предложили написать заявление, как мы хотим, чтобы было: в электронном виде или в бумажном. Я сказала, что хочу в электронном виде, и на меня все посмотрели удивленно. На мой вопрос, в чем проблема, сказали: бумажные надежнее.

В приемной руководителя собрались обеспокоенные сотрудницы. Все они обсуждали, что электронные книжки сделают людей рабами: никогда в жизни не докажешь, что отработал много лет, и будешь всю жизнь работать. Интересно, что это были не пенсионерки, а в основном молодые женщины 25-35 лет.

«Не соглашайся на электронную трудовую книжку, — сказали мне в канцелярии, — посмотри на наш отдел кадров. Точно напортачат что-то, когда будут данные переносить».

Некоторые мои коллеги уверены, что за электронные трудовые книжки зарплату будут платить в электронном виде, а за бумажные — наличкой.

Есть такой вид награды для врачей — благодарность от министерства здравоохранения. Это не медаль и не диплом в рамочке. Это запись в трудовую книжку: объявлена благодарность от федерального ведомства. Она дает возможность получить заслуженного врача или звание ветерана труда. Спросила, что будет с моей записью, если перейду на электронную трудовую. Никто не знает, а для меня это важно.

В итоге из двух тысяч сотрудников ни один не стал переходить на электронную трудовую книжку.

Как передавать сведения

Форма СЗВ-ТД — на сайте Консультанта

Электронная трудовая книжка — это сведения, которые работодатель передает Пенсионному фонду. Делает он это по форме СЗВ-ТД. Эту форму работодатель должен заполнять и отправлять в ПФР уже с этого года — до 15-го числа следующего месяца. Например, до 15 февраля отчитывались за январь.

Но не каждый месяц, а только когда что-то изменилось в кадровой истории человека: приняли на работу, перевели в другой филиал, уволили. Поводом для отчета является и заявление работника, какую книжку он выбирает.

ООО «Лосось» попросил сотрудников написать заявления, переходят они на электронную книжку или нет. Сотрудники подумали и решили, что сделают это в декабре. Если в компании не будет кадровых изменений, подавать отчетность в Пенсионный фонд «Лососю» нужно только в январе 2021 года. Но если один сотрудник всё же решит написать заявление в мае, уже в июне компании придется сдавать отчетность.

Как сдавать отчетность в электронном виде — в Деле

Компании с численностью от 25 сотрудников сдают отчетность только в электронном виде, меньше 25 — можно в бумажном или электронном. Подавать в электронном виде можно через Сбис, Контур, 1C.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД — на сайте Консультанта

Неважно, в каком виде сдавать форму, в любом случае ее нужно правильно заполнить. Мы выделили желтым цветом поля для заполнения:

Основные графы стандартные, с информацией о компании и работнике, но есть и новые — вот как их заполнять:

Поле
Как заполнять

Подано заявление о… (заполняется только в первый раз)

Если сотрудник выбрал оставить бумажную книжку, ставите дату рядом с «о продолжении ведения трудовой книжки»

Если электронную книжку, рядом с «о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

Отчетный период

Период, за который отчитываетесь, — если нет нарушений, то это прошлый месяц

Сведения о приеме, переводе, увольнении

Пишем код цифрой и словом, вот так:

1 — прием

2 — перевод

5 — увольнение

Все коды

Трудовая функция

Как в штатном расписании

Код выполняемой функции

Не заполняется в 2020 году

Причины увольнения

Заполняется только при увольнении, как в бумажной трудовой книжке

Если сдаете отчетность в первый раз, первой строкой в сведениях о деятельности укажите информацию о последнем кадровом событии работника в вашей компании. Это может быть прошлогодний прием на работу или перевод.

Обычно СЗВ-ТД сдают в следующем месяце, но есть исключения. Если оформляете увольнение или прием на работу, предоставить отчет в Пенсионный фонд нужно уже на следующий день после того, как сотрудник уволился или устроился в компанию.

Читать подробнее на сайте ПФР

Войти через
Расскажите, какие трудовые книжки выбрали ваши сотрудники? Как вы относитесь к электронным трудовым?
Еще какие-то статьи
Август
Удобный калькулятор комиссий для маркетплейсов
14 августа
Апрель
Мы выращиваем овощи и зелень прямо в баре
21 апреля 2021
Топчик
Как стать единственным поставщиком в закупках по 44-ФЗ
Советы

Как стать единственным поставщиком в закупках по 44-ФЗ

Три сценария для ИП и юрлиц
Как хорошо вы разбираетесь в кофе?
Интерактив

Как хорошо вы разбираетесь в кофе?

Это тест для кофеманов и тех, кто мечтает об открытии кофейни. Или не мечтает, а владеет? Пройдите тест, чтобы узнать уровень вашего кофейного интеллекта
Как выбрать банк для расчетного счета
Советы

Как выбрать банк для расчетного счета

Разбираемся с Дарьей и двумя Иванами
«Наш сайт воровали пять раз»
История

«Наш сайт воровали пять раз»

Как бороться с нарушителями авторских прав — рассказывают предприниматель и юрист
Заменить валюту в ВЭД-контракте
Советы

Заменить валюту в ВЭД-контракте

Для тех, кто работает со странами СНГ и Азией
Дайджест законов для бизнеса: август 2022
Дайджест

Дайджест законов для бизнеса: август 2022

Новое в 115-ФЗ и налоговой тайне, смягчение административной ответственности бизнеса и другие законы июля-августа
Как стать единственным поставщиком в закупках по 44-ФЗ
Советы

Как стать единственным поставщиком в закупках по 44-ФЗ

Три сценария для ИП и юрлиц
Осторожно

Что нельзя рекламировать

Одна компания использовала молитву в рекламе и получила штраф в 100 тыс. руб., другая назвала покупателей лопухами, и тоже ничего хорошего. Все дело в законе о рекламе.
14 июня 2018
91381
24

Как ничего не пропустить

Подпишитесь
в соцсетях

Публикуем ссылку на статью, как только она выходит. Отдельно даём знать о важных изменениях в законах.

Получайте статьи почтой

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка. Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

А если не хотите подписываться почтой и дружить в соцсетях — ну что ж! Вы можете набирать наш адрес руками в браузере, как в двухтысячном.